miércoles, 29 de mayo de 2013

AUDITORIAS DE SEGURIDAD ALIMENTARIA POR PARTE DE SANIDAD. ¿QUÉ SON Y PARA QUÉ SIRVEN?

Como muchos de vosotros sabréis, desde hace unos años las Consejerías de Salud de las distintas Comunidades Autónomas, han emprendido un Programa de Supervisión de la Conformidad del Sistema de Autocontrol en la industria Alimentaria adscrita a las distintas áreas sanitarias (Distritos Sanitarios).

Las llamadas Auditorías de Seguridad Alimentaria, pueden definirse de forma general como sigue:
“Procedimiento metódico y ordenado que tiene por finalidad obtener evidencias de la conformidad del sistema de autocontrol de un establecimiento alimentario con los objetivos de seguridad alimentaria establecidos”


En realidad, y en base a mi experiencia sobre auditorías realizadas a más de 100 de mis clientes, el objetivo principal de la misma es la comprobación de que el documento de autocontrol (planes generales de higiene o prerrequisitos + APPCC) se adecua a la realidad de la empresa, es decir, no se trata de un documento obsoleto, no actualizado o genérico del tipo de empresa.

¿Tienen sentido estas auditorías?
Por el enorme trabajo que implican para la empresa, lamento decir que sí.
Resulta más que frecuente encontrarse con documentos desactualizados o impersonales, extraídos de otros centros dedicados a la misma actividad y remodelados o adecuados de mala manera a la empresa en cuestión.

Los documentos de autocontrol deben ser documentos vivos, que requieren de continuas actualizaciones, ya que la empresa constantemente realiza cambios (productos de limpieza, proveedores, procesos de elaboración, maquinaria, reformas estructurales del centro de trabajo, personal e incluso actividad principal)


Desde este punto de vista, la auditoría supone la puesta al día del documento de trabajo “a pasos forzados”, aunque desafortunadamente conlleva pérdida de tiempo y por consiguiente de producción ya que la presencia durante toda una mañana de dos auditores deambulando por el centro de trabajo, e interrogando a personal directivo y operarios responsables de una u otra actividad relacionada con el documento de autocontrol (bien sean responsables de vigilar o verificar ciertos procesos o planes), genera habitualmente cierto grado de malestar e incomodidad.

Cabe hacerse la siguiente pregunta: ¿si mi empresa ya se encuentra bajo la supervisión de inspectores de sanidad, que habitualmente revisan el estado de mis instalaciones y registros asociados al documento de autocontrol, por qué de pronto una auditoría para algo similar pero que suele conllevar de forma brusca una multitud de cambios tanto en el manual como en el sistema de registro?


La respuesta parece lógica (aunque no lo es): en una visita rutinaria de un inspector de sanidad a nuestro centro de trabajo, la observación de deficiencias se realiza “in situ”. Se trata de una visita rápida en la que se evalúan las instalaciones y el material de registro, y que pretende mantenernos alerta sobre los fallos más severos que podamos estar cometiendo.

Una auditoría, como dice su definición, es un procedimiento metódico y ordenado, que requiere de una programación previa y dirigido a evaluar de forma severa aquello que dice el manual que hacemos en nuestra empresa. (o el trabajo se adapta al manual o el manual se adapta al trabajo; ni que decir cabe, que me quedo con la segunda opción).

Personalmente pienso, que podría ser posible que durante las visitas rutinarias y de forma progresiva, los inspectores promoviesen, en base a los cambios observados, la actualización constante del manual. Claro está que esto requeriría de un inspector asignado de forma fija a nuestro centro de trabajo, conocedor de la actividad realizada, el tipo de documento implantado y los responsables de su supervisión y registro (antes esto ocurría, y había inspectores que llevaban visitando la misma empresa 20 años). Ahora desafortunadamente los cambios y rotaciones parecen estar a la orden del día y resulta más que habitual que en el transcurso de un año te visiten varios inspectores (cada uno con su criterio, fijación y forma de ver las cosas). Un inspector te visita hoy, te solicita la corrección de ciertas no conformidades (a su parecer y en ocasiones contradiciendo lo que el anterior dispuso), y no le vuelvas a ver el pelo.

Esto parece un cachondeo. Empresas y responsables cansados de explicar lo que hacen a quien entra por la puerta y de sentirse constantemente evaluados por veterinarios y/o farmacéuticos con los que no mantienen ningún grado de confianza. Supongo que los propios inspectores han de sentirse igual y que preferirían contar con un grupo de empresas, donde hacer de forma efectiva, una labor de supervisión y control.  

Programación de la Auditoría
A diferencia de las visitas rutinarias, las auditorías han de comunicarse al inspeccionado, explicando las fases de las que consta y los tiempos hábiles para cada operación.
En un primer momento cuando te comentan que han de auditarte (teléfono), lo normal es que se citen contigo para recoger el manual de autocontrol y los registros asociados en la empresa o que te insten a que se los lleves a su propio despacho en el centro de salud o área sanitaria correspondiente.

Una vez que cuentan con el manual y los registros para su evaluación (lectura) y preparación de la checklist (listado de dudas sobre el documento o verificaciones que pretenden realizar en la industria), te deben decir hora y  día en el que se va a llevar a cabo la auditoría, teniendo en cuenta que debe ser laborable y de actividad normalizada.

Este grado de concierto permite a la empresa una puesta a punto previa. Si contamos con un consultor o laboratorio contratado puede ser conveniente que realice una preaditoría (en confianza) a fin de minimizar las deficiencias previsiblemente detectadas por los inspectores.

El día de la auditoría, y por norma general, se personarán en nuestras instalaciones dos agentes de control oficial, uno de los cuales actuará en calidad de supervisor jefe. Comenzará así un proceso que puede durar entre 2 y 6 horas dependiendo del tipo de empresa y de la complejidad de sus procesos productivos, y en el que se nos evaluará sobre nuestra competencia en cuanto a los distintos protocolos de trabajo para los que el documento dice, somos responsables. Se valorará especialmente, como hemos dicho anteriormente, la adecuidad del documento a la realidad de la empresa y la validez y eficacia de todos los registros implantados.

Una vez finalizada la auditoría, y en el plazo de los 7 días siguientes a la misma, se nos entregará el informe de la supervisión realizada (no os asustéis si os encontráis con más de 5 folios de deficiencias).

A partir de aquí, disponemos de un plazo de 10 días para la presentación del correspondiente informe de mejora  que no es más que un documento en el que explicamos cómo vamos a proceder a subsanar cada deficiencia y el plazo que solicitamos para ello: máximo de 42 días naturales en el caso de que no conlleve medidas estructurales, y de 84 si implica la realización de alguna modificación estructural (obras, cierres……).

En un plazo máximo de 7 días desde la entrega del informe de mejora, los inspectores responsables deben aprobarlo o rechazarlo (disconformidad con la mejora propuesta). Una vez aprobado contaremos con el plazo aprobado para subsanar las deficiencias tal y como hemos reflejado en la propuesta de mejora, y en un plazo no superior a 15 días a contar desde el plazo de mejora aprobado se realizará la comprobación final, de nuevo en las instalaciones, de la subsanación de las deficiencias.

Un poco lío con tanto plazo, pero en fin…. todo sea por la vuelta a la normalización de nuestra actividad.

Frecuencia de las auditorías.
Para determinar la periodicidad con la que hemos de ser auditados, las Comunidades Autónomas cuentan con unas tablas en las que se evalúa la categoría del establecimiento y el riesgo asociado.

A modo de ejemplo, os dejo aquí las de Andalucía, aunque supongo que las del resto de Comunidades Autónomas han de ser parecidas.
Espero que os haya sido útil.






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